Автоматизация учета оказания услуг в санаторно-профилактическом учреждении. Основная цель — создание и ведение регистра отдыхающих и регистрация всех видов оказанных услуг с формированием необходимой управленческой статистической отчетности. В программе полностью автоматизирована ежедневная работа службы приема и размещения и процесс работы с проживающими с формированием счетов-реестров на оплату за оказанные услуги.
Управление номерным фонда:
Составление и поддержание единого справочника "Номерной фонд" с подробным описанием характеристик каждого номера: категория, номер комнаты, корпус, этаж, количество мест (основных, дополнительных), телефон, дополнительные характеристики (вид на парк, балкон и т.д.)
ведение справочника номерного фонда;
ведение справочника категорий номеров;
описание номера;
учет количества мест в номерах;
постановка номеров на ремонт;
формирование графиков уборки палат для горничных;
анализ загрузки номерного фонда;
быстрый поиск свободных номеров, мест — по определенной категории или всех свободных.
Управление ценообразованием и тарифами:
ведение справочника предоставляемых услуг (проживание, дополнительные услуги, например, камера хранения и т.д.);
ведение прайс-листов на услуги проживания для разных категорий номеров и разных категорий проживающих;
формирование цен с учетом или без учета завтраков;
ведение прайс-листов на дополнительные услуги;
регистрация индивидуальных прайс-листов и скидок для туристических фирм;
учет сезонности при регистрации цен на предоставляемые услуги.
Регистрация и планирование услуг:
регистрация предоставленных дополнительных платных услуг, не предусмотренных путевкой;
формирование и поддержка графиков работы медперсонала, диагностических и лечебных кабинетов. Их синхронизация для оптимальной загрузки лечебной базы санатория;
поддержка графиков работы в актуальном состоянии (отключение воды, электроэнергии, неисправностей мед. приборов, отсутствие по каким-либо причинам мед. персонала и т.д.);
назначение на первичный прием к врачу с учетом отделения, корпуса и/или профиля;
учет отпущенных процедур, обследований, приемов, в т.ч. в стоимостном выражении для платных мед. услуг. По медперсоналу, процедурам, кабинетам,отделению, санаторию;
при назначении "стандартных" методик отпуска процедур (согласно путевке или курсовки) график их отпуска формируется автоматически. Возможность учитывать пожелания пациента по времени назначения процедур;
автоматический контроль совместимости и последовательности назначаемых процедур;
регистрация и учет курсовок;
интеграция с биллинговыми системами цифровых АТС, кабельного телевидения.
Управление расчетами с клиентами:
ведение справочника клиентов;
классификация клиентов (юридические лица, физические лица и т.д.);
ведение справочника договоров с клиентами (сроки, способы оплаты, условия оплаты, скидки, прайс-листы);
выставление счета на оплату предоставляемых услуг в разрезе проживающих (возможно выставление счета по унифицированной форме 7-Г). Счет выставляется на основании заявки на бронирование или по факту оказания услуг;
формирование акта за оказанные услуги проживания (на основании выставленного cчета);
формирование cчета-фактуры на оказанные услуги проживания для клиентов-юридических лиц;
регистрация поступающих оплат от клиентов;
возможность "деления" путевок, работа с обменными путевками;
идентификация карточек (PROXIMITY, магнитных и т.д.) для систем контроля доступа, внутренних безналичных расчетов, учета отпуска назначенных мед. процедур;
формирование актов сверки.
Работа с проживающими:
При размещении отдыхающих визуальное отображение номерного фонда в виде схемы, где выделяются разными цветами свободные номера, занятые номера, ремонт, уборка, резерв, частично занятые (с указанием количества занятых мест), забронированные номера с информацией о заявке (основание для бронирования) и дате заезда (есть возможность настройки отображения информации--за какое количество дней показывать что номер или место забронировано).
указание планируемых сроков заселения/выселения;
бронирование номеров по категориям;
возможность включения завтрака в стоимость проживания;
предварительный расчет стоимости проживания по данным бронирования;
учет штрафов в связи с поздним заселением, или ранним выселением.
Заселение: ввод анкетных данных, данных о путевке (при внесении серии и номера путевки — автоматически появляется информация из отдела реализации путевок — сроки, перечень предоставляемых услуг по этой путевке, контрагент (покупатель), категория размещения).
регистрация заселения на основании ранее созданной заявки на бронирование;
регистрация заселения без предварительного бронирования;
печать договора социального найма (при необходимости);
регистрация времени фактического заезда;
регистрация отказа от заселения;
расчет стоимости проживания на основании данных заселения;
быстрое поселение (для размещения групп) с возможностью заполнить анкетные данные позднее, формируется список проживающих с неполными анкетными данными;
продление или перенос сроков (на основании документа);
оформление карточки проживающего.
учет истории перемещений проживающего между номерами;
перерасчет стоимости проживания в связи с переселением (в случае ее изменения).
регистрация даты и времени освобождения номера;
контроль произведенных оплат за проживание и дополнительные услуги при выселении;
печать сопроводительных документов (по необходимости: акты выполненных работ, счета-фактуры и т.д.).
Формирование картотеки проживающих:
ведение карточки проживающего с указанием:
ФИО, даты рождения, пола и социального статуса пациента;
адресов прописки и проживания пациента по общеотраслевому классификатору адресов России КЛАДР;
места работы и должности по общероссийским классификаторам профессий и должностей ОКПДТР и занятий ОКЗ;
паспортных данных и данных полисов с использованием общеотраслевого классификатора видов персональных документов;
сведения об инвалидности и льготных категориях;
сведения о родственниках;
смены ФИО и др.
создание карточек по спискам туристических фирм и организаций.
клонирование паспортных и анкетных данных при повторном посещении санатория.
возможность поиска по любым данным из анкеты (дата заезда, ФИО (в т.ч. по первым символам), город, диагноз и т.д.) по многокритериальному принципу с возможностью комбинирования любых условий отбора.
загрузка списков заселяющихся по спискам организаций
поиск и обработка двойников--проживающих (удаление и слияние карточек).
произвольная выборка в различных разрезах списков пациентов из картотеки
Учет иностранных проживающих:
указание признака "Иностранец" в заявке на бронирование или при поселении;
ведение журнала регистрации иностранных лиц с заполнением всей необходимой информации;
печать "Уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания";
печать адресного листка.
Управление операциями с наличными денежными средствами:
регистрация поступления оплаты от проживающего, расчет количества дней за которое произведена оплата, расчет оставшейся суммы к оплате
печать счета по унифицированной форме 3-Г.
регистрация возвратов денежных средств при отказе или сокращении срока проживания.
печать возвратной квитанции и заявления на возврат.
Управление операциями с безналичными денежными средствами:
формирование счетов на безналичную оплату (по форме 7-Г) с предоставлением информации о заехавших пофамильно, о сроках опозданий или не заездах;
отслеживание задолженности с учетом условий и сроков оплаты, отсрочек платежа;
регистрация поступлений денежных средств на расчетный счет, сопоставление поступлений с выставленными счетами на оплату или актами выполненных работ.
Формирование отчетности:
печать журнала проживающих, содержащего полную информацию о всех проживающих на текущий момент: ФИО, номер комнаты, даты заезда и выезда, задолженность по оплате.
журнал планируемых операций (выбытие, перевод в другой номер) на день с указанием времени.
журнал перемещений проживающих (дата/время регистрации, перевода в другой номер, выбытия, постановки на питание, временного выбытия (в больницу и т.д.)).
формирование шахматки номерного фонда. Отчет наглядно отображает информацию о загруженности номеров на указанный период.
формирование отчета со списком свободных номеров на текущий момент в разрезе категорий, этажей, секций.
печать списка должников с выводом информации о дате заезда, последней дате оплаты, сумме задолженности, номере комнаты, в которой размещен проживающий.
Печать сводного отчета о состоянии номерного фонда гостиницы:
общее количество мест в гостинице;
количество номеров на ремонте;
количество занятых мест;
количество основных мест, доп.кроватей;
количество поселенных на текущую дату;
количество забронированных мест;
количество свободных мест;
количество проживающих;
ожидаемый заезд/выезд на следующий день;
Завтраки на дату. На выбранную дату печатается отчет по количеству заказанных завтраков пофамильно или итоговыми значениями;
Предполагаемые свободные места. Отчет выводит информацию о планируемых к освобождению местах в указанный период в разрезе категорий, этажей, дат освобождения;
Список заехавших за определенный период, содержит следующую информацию:
номер комнаты, места;
ФИО гостя;
дата и время заезда;
дата и время оплаты;
дата и время выезда.
Отчет о номерах, в которых необходимо произвести уборку, содержит следующую информацию:
номер комнаты;
ФИО гостя;
дата и время заезда/выезда;
дата и время ожидаемого заезда следующего гостя;
Полная информация о произведенной работе с гостем:
ФИО гостя;
номер комнаты, места;
номер заказа на проживание (заявки на бронирование);
дата и время операции;
операция — поселение, выселение;
способ оплаты — наличный, безналичный;
прайс-лист.
Сведения о выбывших гостях-должниках. Пофамильный список выехавших гостей-должников, с указанием дат заезда и выезда, количества дней задолженности по оплате, общей суммы задолженности.
Печать отчета по безналичными оплатам--с учетом условий оплаты, отсрочек платежей и т.д.
Движение номерного фонда--подробная информация об истории бронирования, заселения/выселения гостей из определенного номера или перечня номеров за период.
Карта группы. Отчет используется для предоставления информации туристическим фирмам по заехавшим от них группам.
Ведение архивов всех документов: заявок на бронирование, поселение, счетов на оплату, актов, счетов-фактур, договоров с клиентами и т.д.
отчет о доходах, полученных от реализации услуг--в разрезе видов предоставляемых услуг, групп клиентов, периодов и т.д.
формирование необходимых оперативных и периодических отчетов, в том числе бухгалтерских по {отработанным} и плановым койко/дням. Экспорт необходимых данных для бухгалтерского учета на уровне бухгалтерских проводок или документов.
формирование данных для ГУВД на технических носителях информации или для передачи по электронной почте.
просмотр и анализ загрузки лечебной базы и мед. персонала за период.
Оперативная информация о вновь выявленных заболеваниях.
Обеспечение учета всех бизнес-процессов при управлении объектами санаторного и гостиничного бизнеса. Это позволит своевременно получать информацию для принятия управленческих решений, предоставлять отчетность контролирующим органам, предоставлять необходимые сведения для привлечения инвесторов.
Обеспечение комфорта при работе с проживающими. Обеспечение возможности индивидуального подхода к клиентам, возможность быстрого подбора подходящих условий проживания по заданным критериям, предоставление информации о свободных комнатах и их стоимости, напоминание о необходимости оплаты. Учет истории взаимоотношений с гостем, в том числе и учет предыдущих заездов, информация по произведенным оплатам, поможет вашему предприятию обеспечить наивысший уровень обслуживания для проживающих, реализовать новые программы лояльности клиентов.
Повышение эффективности работы с туристическими фирмами. Система предоставляет полноценный комплект сопроводительных документов, включая отраслевые унифицированные печатные формы счетов на оплату, актов выполненных работ и прочих необходимых документов. Широкий набор отчетов позволит оперативно отслеживать задолженность клиентов, упростит процедуру согласования суммы оплат и сверок. Простые и содержательные документы, которые вы сможете предоставлять туристическим фирмам, облегчат работу обоим сторонам.
Увеличение оборотов. Полноценная система учета наглядно предоставит полную информацию о загрузке санатория на текущий и будущие периоды, что позволит повысить эффективность работы с туристическими фирмами и гостями, упростить процедуру бронирования, таким образом, повысив общую загрузку санатория.
Учёт специфики работы службы размещения (приёмного отделения) в санаториях, пансионатах, лечебно-профилактических учреждениях, а также соблюдение современных требований к информационным системам, позволили разработать гибкую систему с с широкими функциональными возможностями.
